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Buchhaltung Basics | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Buchführung - warum ? Eine allgemeine Buchführungspflicht ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Dennoch müssen alle Vereine die Vorgänge in ihrem Finanzwesen aufzeichnen. Das ergibt sich aus § 259 Abs. 1 BGB und § 260 Abs. 1 BGB für ein Bestandsverzeichnis. Auch aus steuerlichen Aspekten ist eine exakte Aufzeichnung notwendig. Ein gemeinnütziger Verein hat stets nachzuweisen, ob die tatsächliche Geschäftsführung der Satzung und dem Gemeinnützigkeitsrecht entspricht. Aus Gründen der Rationalität ist es den meisten Vereinen anzuraten, die Buchhaltung mit Hilfe eines EDV-Programms zu führen. Der Vorstand hat gegenüber den Mitgliedern eine Rechenschaftspflicht (§§ 259-260 BGB, § 27 Abs. 3 i.V.m. §§ 664,670 BGB). Zumeist finden sich dazu Regelungen in den Satzungen des Vereins. Der Rechenschaftsbericht ist auf der Mitgliederversammlung abzugeben. Die Mitglieder haben ein Fragerecht. Genügt der Vorstand den Vorschriften der Rechnungslegung nicht, ist eine wirksame Entlastung des Vorstandes nicht möglich. Als Gewinnermittlungsarten kommen der Jahresabschluss (er besteht aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung)und die Einnahmeüberschussrechnung in Betracht. Buchführungspflicht/Bilanzierungspflicht Bei gemeinnützigen Vereinen besteht keine Buchführungspflicht (§ 238 HGB), denn ein Verein besitzt keine Kaufmannseigenschaft. Jeder Verein kann jedoch bilanzieren. Ein Verein muss bilanzieren, wenn dies in einem Gesetz (§ 238 HGB, § 38 GewO) oder der Satzung festgeschrieben ist. In diesem Fall ist auch der Gewinn des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes in einem Jahresabschluß zu ermitteln (§ 140 AO). Aus steuerrechtlicher Sicht ist eine Bilanzierung nur erforderlich, wenn folgende Werte überschritten werden: Umsätze im Rahmen des Unternehmens € 500.000,- oder Gewinn des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes € 30.000,- Hat der Verein mehrere steuerliche Geschäftsbetriebe, ist die Summe der Umsätze und der Gewinne für die Berechnung der Grenzen maßgeblich. Bei nichtgemeinnützigen Vereinen beziehen sich die Grenzen auf den gesamten Tätigkeitsbereich des Vereins. Die Buchführungspflicht entsteht, wenn das Finanzamt den Verein zur Buchführung auffordert und zwar für das folgende Jahr, § 141 Abs. 2 AO. Die Überschussrechnung Für die nicht buchführenden Vereine gilt § 4 Abs. 3 EStG. Aufzuzeichnen sind die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben. Die Einnahmen sind zum Zeitpunkt der Vereinnahmung, die Ausgaben zum Zeitpunkt der Verausgabung zu erfassen, § 11 EStG. Eine periodenmäßige Abgrenzung durch Forderungen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen erfolgt nicht. Folgende steuerlichen Aufzeichnungsvorschriften sind ferner zu beachten: Die Aufzeichnungen sind 10 Jahre aufzubewahren. Weitere Aufzeichnungspflichten: - bei Lohnabzug (§ 41 EStG, § 741 RVO) - bei Umsätzen (§ 22 UStG) Die ordnungsgemäße Buchführung "Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens (wirtschaftlicher Bereich des Vereins) vermitteln kann." (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB) Es ist also kein bestimmtes Buchführungssystem vorgesehen, es müssen aber die für die kaufmännische Buchführung erforderlichen Bücher geführt werden. Die Bücher müssen förmlich in Ordnung und der Inhalt muss sachlich richtig sein. Zudem muss der Jahresabschluss innerhalb einer dem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechenden Zeitraum aufgestellt sein. Ferner gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Der Beleg muss folgende Bestandteile haben: - Erläuterung des Geschäftsvorfalls - Betrag oder Mengen- und Wertangaben, aus denen sich der Betrag ergibt - Ausstellungsdatum - Firma oder Name des Ausstellers - Belegnummer der Ablage - Buchungsdatum Die Eintragungen in den Büchern müssen zeitgerecht vorgenommen werden, (§ 239 Abs. 2 HGB). In der Bilanz sind das Anlage- und das Umlaufvermögen, das Eigenkapital, die Schulden sowie die Rechnungsabgrenzungsposten gesondert aufzuweisen und hinreichend aufzugliedern. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Buchhaltung Specials | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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Vorsicht bei Belegen auf Thermopapier Achtung: nach einer Richtlinie der Steuerbehörden müssen Belege, die auf Thermopapier gedruckt sind (Tankbelege, Einkaufszettel etc.) für Buchhaltung auf beständiges Papier kopiert werden. Das ist notwendige um die 10jährige Aufbewahrungsfrist erfüllen zu können. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||